Bizden Haberler
Bilgi Notu 2020/016 E-defter 2. kopyalarının saklanması Hakkında
Tarih: 08.01.2020
BİLGİ NOTU
(2020/16)
KONU: E-defter 2. Kopyalarının Saklanması ile e-Dijital Uygulamasına İlişkin Gelirler İdaresi Başkanlığı Duyurusu Hakkında;
Bilindiği üzere, 19 Ekim 2019 Tarihli ve 30923 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi zorunlu olan elektronik belge uygulamalarına yönelik zorunlu geçiş tarihleri ve uygulama esasları düzenlenmişti. Konu ile ilgili detaylı açıklamalara 2019/34 sayılı sirkülerimizde yer verilmişti.
e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ile ilgili olarak 1 sıra no.lu e-defter genel tebliğinde;
Asıl e-defter ve berat dosyalarını mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde, ikincil kopyalarının ise başkanlıktan onaylı özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 01.01.2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesinin zorunlu olduğu belirtilmektedir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü; “e-defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilme” olarak tanımlanmaktadır.
İkincil kopyalarının muhafaza edilmesinin, mükellefin asıl e-defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmayacağı da ayrıca belirtilmektedir.
Gelirler idaresine istinaden, e-defter uygulamasını kullanabilmek için entegratörle anlaşmanın mecburi olduğu, entegratör olmadan e-defter gönderilemediği ve saklama zorunluğu olarak da tebliğde belirtildiği gibi e-defter asıllarının mükellef bilgi işlem sistemlerinde, ikincil kopyaların da özel entegratör ya da başkanlık bilgi işlem sistemlerinde saklanmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Ayrıca, “e-defter forum sayfasında http://forum.efatura.gov.tr/main_page.php sorulan özel bir soruya gelirler idaresinin cevabı aşağıdaki gibidir.
Soru: Başkanlık bilgi işlem sistemini e-defter saklama amacıyla nasıl kullanabiliriz?
Cevap : e-defter ve berat dosyalarının saklanma yükümlülüğü 01.01.2020 tarihinden itibaren geçerlidir. Ocak 2020 e-defterlerinin GİB ’e yüklenme son tarihi 30 nisan 2019 olduğu için bu tarihe kadar başkanlık tarafından bir kılavuz yayımlanacaktır. Bu kılavuzu takip ederek başkanlık bilgi işlem sistemini kullanabilirsiniz.
Tebliğin ilgili bölümü aşağıdaki gibidir.
ELEKTRONİK DEFTER GENEL TEBLİĞİ
(SIRA NO: 1)
(13.12.2011 Tarih ve 28141 Sayılı Resmi Gazete)
(3 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği İle Değişen Güncel Hali)
4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı
4.4.1. Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:
a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kâğıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır.
b) e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kâğıt ortamında saklanmayacak (kâğıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kâğıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.
c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-Defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kâğıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kâğıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter dosyalarının, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
d) e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
e) e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1.1.2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu’nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.
f) Başkanlıktan e-Defter saklama hizmeti konusunda izin alan özel entegratörler, saklama hizmeti verdikleri mükelleflere ait e-Defter dosyaları ve beratları ile bunlara ilişkin bilgileri, mükellefin yazılı izni olmaksızın Başkanlık ve Genel Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler, saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden, güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın ve Genel Müdürlüğün uzaktan erişimine imkân sağlamaktan sorumludurlar. Mükellefin yazılı izni olmaksızın, e-Defter bilgilerini Başkanlık ve Genel Müdürlük dışındaki üçüncü kişilerle paylaştığı tespit olunan özel entegratörlerin diğer kanunların öngördüğü cezai sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından özel entegratörlük izinleri iptal edilebilir.
g) e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza işleminin Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Bu çerçevede e-Defter ve berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, saklama hizmetini veren özel entegratörden Başkanlık aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenebilecektir. Bu suretle Başkanlık aracılığı ile özel entegratörden e-Defter dosyaları ve beratlarının ibrazı talep edildiğinde, ilgili özel entegratör ivedilikle (her hal ve şartta talebin tebliğ tarihinden itibaren 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde) Başkanlığa talep edilen e-Defter ve berat dosyalarını ibraz etmek mecburiyetindedir. e-Defter ve berat dosyalarının saklama hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin listesi edefter.gov.tr adresinde Başkanlık tarafından yayımlanır.
Öte yandan, Gelirler İdaresi Başkanlığı’nın Ana Sayfasında yayımlanan “Vergi Uygulamalarında Dijital Dönüşüm devam Ediyor” başlıklı duyuru da dijital uygulamaların bir takvimi yayımlanmaktadır.
Bilgilerinize sunulur.
Saygılarımla,
Bessat ÖZ
Mali Müşavir
Bağımsız Denetici